AI-Transparenz- und Nutzungshinweise.

AI-Transparenz- und Nutzungshinweise für CollabPoint Version 1 – Stand 04.09.2026 1. Was ist CollabPoint AI? CollabPoint AI ist der innerhalb von CollabPoint angebotene KI-Assistent für Dienstleister. Er kann je nach Anfrage CollabPoint-Kontext auswerten, Informationen zusammenführen, Inhalte formulieren, Vorschläge machen und unterstützte Aktionen vorbereiten. Du interagierst dabei mit einem KI-System. KI-Ausgaben werden nicht von einem Menschen bei CollabPoint vorab geprüft und können unvollständig, veraltet oder falsch sein. 2. Aktivierung und Erkennbarkeit CollabPoint AI ist standardmäßig deaktiviert. Vor der ersten Nutzung muss der KI-Assistent ausdrücklich aktiviert werden. Die KI-Funktion wird in der Oberfläche als „KI-Assistent“ beziehungsweise „CollabPoint AI“ bezeichnet. Während der Nutzung bleibt er als eigener KI-Bereich erkennbar. Diese AI-Transparenz- und Nutzungshinweise sind vor der Aktivierung und während der Nutzung erreichbar. Die Aktivierung kann wieder aufgehoben werden. Dadurch wird zukünftige KI-Verarbeitung über den Assistenten gestoppt. Bereits gespeicherte KI-Unterhaltungen werden durch die Deaktivierung nicht automatisch gelöscht. 3. Welche Daten können für eine Anfrage verwendet werden? CollabPoint AI verarbeitet die Eingabe des Nutzers und kann anfragebezogenen, serverseitig berechtigungsgeprüften CollabPoint-Kontext hinzuziehen. Je nach Anfrage können dafür Informationen aus mehreren zusammenhängenden Arbeitsbereichen kombiniert werden, zum Beispiel aus Projekten, Aufträgen, Aufgaben, Terminen, Kommunikation, Angeboten, Rechnungen, Spaces oder der Dokumentenverwaltung. CollabPoint AI erhält dabei keinen pauschalen, unbeschränkten Vollzugriff auf sämtliche Daten eines Kontos. Welche Informationen herangezogen werden, richtet sich nach Anfrage, aktuellem Arbeitskontext, vorhandenen Berechtigungen und den für den KI-Assistenten freigegebenen Lesefunktionen. Bestehende private Dokumentdateien werden nicht allein deshalb automatisch vollständig an ein KI-Modell übermittelt, weil sie in CollabPoint gespeichert sind. Dateiinhalt kann verarbeitet werden, wenn ein Dokument für die konkrete Anfrage ausdrücklich angehängt, ausgewählt oder in einem dafür vorgesehenen Dokumentkontext gezielt zur Inhaltsanalyse aufgerufen wird. Vor dem Zugriff gelten weiterhin die normalen Berechtigungsprüfungen von CollabPoint. 4. Externe KI-Verarbeitung und Dienstleister KI-Anfragen werden serverseitig über die von CollabPoint genutzte AI-Infrastruktur von Base44 verarbeitet. Dabei können nach Maßgabe der jeweils eingesetzten Infrastruktur auch externe KI- und Infrastruktur-Dienstleister beziehungsweise Unterauftragsverarbeiter einbezogen sein. CollabPoint legt in diesen Hinweisen keinen bestimmten vorgelagerten Modellanbieter und kein dauerhaft festes Modell für jede einzelne Anfrage fest. Die technische Modell- oder Providerzuordnung kann sich ändern. Die jeweils dokumentierten Unterauftragsverarbeiter findest du unter /unterauftragsverarbeiter. Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten, zu Empfängern und zu möglichen Drittlandübermittlungen enthält die Datenschutzerklärung unter /datenschutz. Aus der Nutzung von CollabPoint AI folgt insbesondere keine Zusage, dass jede KI-Verarbeitung ausschließlich in der EU beziehungsweise im EWR stattfindet oder dass ein bestimmter externer Anbieter eine bestimmte Speicher-, Logging-, Trainings- oder Löschfrist verwendet. Solche Eigenschaften werden nur zugesagt, soweit sie belastbar dokumentiert sind. 5. KI-Unterhaltungen und gespeicherte Inhalte KI-Unterhaltungen können im CollabPoint-Konto gespeichert werden, damit der Nutzer sie später wieder aufrufen und fortsetzen kann. Gespeicherte KI-Chats können über die dafür vorgesehenen Funktionen gelöscht werden. Das Deaktivieren von CollabPoint AI löscht bestehende KI-Unterhaltungen nicht automatisch. Für allgemeine Lösch- und Aufbewahrungsinformationen gelten die jeweils veröffentlichten Datenschutz- und Löschinformationen. 6. Antworten, Analysen und Entwürfe CollabPoint AI kann unter anderem Zusammenfassungen, Analysen, Empfehlungen, Texte und strukturierte Entwürfe erzeugen. Solche Ausgaben können trotz bereitgestellten Kontexts Fehler enthalten oder Zusammenhänge falsch bewerten. Insbesondere bei geschäftlich, finanziell, rechtlich, steuerlich oder anderweitig wichtigen Inhalten muss der Nutzer die Ausgabe vor Verwendung selbst prüfen. CollabPoint AI ersetzt keine Rechts-, Steuer-, Finanz- oder sonstige professionelle Fachberatung. 7. Aktionen und menschliche Kontrolle Das KI-Modell selbst führt keine Produktänderung allein aufgrund seiner Textausgabe aus. Wenn CollabPoint AI eine unterstützte schreibende Aktion vorbereitet, wird zunächst ein serverseitig validierter Entwurf erzeugt. Eine tatsächliche Änderung, Erstellung, Zuweisung, Statusänderung, Nachricht oder andere unterstützte Schreibaktion wird erst über eine gesonderte, ausdrücklich vom Nutzer ausgelöste Bestätigung zur Ausführung freigegeben. Vor der Ausführung prüft CollabPoint den gespeicherten Aktionsentwurf sowie die aktuelle Berechtigung und den aktuellen Produktzustand erneut. Bestätigungsanfragen sind nur begrenzt gültig. Bei mehrstufigen Arbeitsplänen wird jeder schreibende Schritt erneut vorbereitet und separat bestätigt. Einzelne Aktionen können nach Bestätigung reale Auswirkungen haben, zum Beispiel das Erstellen oder Ändern von Projekten und Aufgaben, das Senden einer Nachricht oder das Ändern eines Rechnungsstatus. Andere Funktionen erzeugen bewusst nur einen Entwurf: So werden neu erstellte Angebote und Rechnungen zunächst als Entwurf angelegt; Website- und Funnel-Entwürfe werden durch die KI-Ausführung nicht automatisch öffentlich veröffentlicht. Eine Bestätigung bedeutet, dass der Nutzer die konkrete CollabPoint-Aktion auslösen will. Sie ersetzt keine erforderliche fachliche, rechtliche oder redaktionelle Prüfung des Inhalts. 8. Verantwortung des Nutzers und Veröffentlichung von KI-Inhalten Der Nutzer bleibt für Entscheidungen, versendete Inhalte, Veröffentlichungen und bestätigte Aktionen verantwortlich. KI-Funktionen dürfen nicht dazu genutzt werden, Berechtigungen, Sicherheitsregeln, die Nutzungsregeln oder geltendes Recht zu umgehen. Für die Veröffentlichung oder Weiterverwendung KI-generierter oder KI-manipulierter Inhalte können zusätzliche gesetzliche Kennzeichnungs- oder Informationspflichten gelten. Das kann insbesondere für bestimmte Inhalte zu Angelegenheiten von öffentlichem Interesse relevant sein. Ob eine gesetzliche Ausnahme wegen einer echten inhaltlichen menschlichen Prüfung oder redaktionellen Kontrolle greift, hängt vom konkreten Fall ab; ein rein formales Bestätigen oder Korrigieren von Rechtschreibung ist nicht automatisch eine solche inhaltliche Prüfung. Innerhalb des KI-Assistenten ist die künstliche Herkunft der Antworten durch die KI-Oberfläche erkennbar. Wird ein Inhalt aus CollabPoint heraus kopiert, exportiert, versendet oder anderweitig weiterverwendet, darf nicht davon ausgegangen werden, dass diese sichtbare Oberflächenkennzeichnung außerhalb von CollabPoint automatisch erhalten bleibt. 9. Grenzen und Änderungen CollabPoint AI wird schrittweise weiterentwickelt. Verfügbare Lese-, Entwurfs- und Aktionsfunktionen können sich ändern. Nicht jede theoretisch denkbare Aktion ist freigeschaltet. Diese Hinweise werden angepasst, wenn sich die für Nutzer wesentliche KI-Verarbeitung, die Kontrolllogik oder rechtliche Transparenzanforderungen wesentlich ändern. 10. Kontakt Fragen zu CollabPoint AI, diesen Transparenzhinweisen oder zur Datenverarbeitung können gerichtet werden an: CollabPoint Florian Harchut E-Mail: auftrag@inkandivory.de Fassung: AI-Transparenz- und Nutzungshinweise für CollabPoint, Version 1 vom 04.09.2026.